Trajet de formation ‘Vers un travail digital durable’

Un bureau paperless et numérique : un défi commun à toutes les organisations. Vous économisez de la place, de l’encre et du papier, vous créez un environnement optimal au télétravail et au travail flexible, vous mettez en place une gestion des informations efficace, vous facilitez la cocréation de documents… Les avantages sont évidents.

Mais passer du papier au numérique l’est moins… Par où commencer ? Comment vous assurer que tous vos collaborateurs participeront ? Et jusqu’où peut aller la digitalisation ?

Lors du trajet de formation ‘Vers un travail digital durable’, vous trouverez vous-même la réponse à toutes ces questions. Posez votre candidature en présentant un projet de digitalisation propre à votre organisation. Si votre projet est sélectionné, vous pourrez suivre quatre workshops et profiter d’un an d’accompagnement pour la mise en place de votre projet. Vos guides ? Des experts en gestion documentaire et de l’information des Archives de l’État.

À l’issue du trajet, un projet aura donc effectivement été implémenté dans votre organisation et vous aurez acquis l’expérience et les connaissances nécessaires pour poursuivre votre programme de digitalisation.

 

Le trajet de formation : de la sélection à l’implémentation de votre projet de digitalisation

1. La sélection

  • Vous introduisez un dossier de candidature comprenant :
    • une description (dans les grandes lignes) de votre projet de digitalisation ;
    • la composition de votre équipe de projet : deux à quatre personnes avec au moins un collaborateur IT ;
    • un engagement de votre sponsor : un manager de votre organisation.
  • Vous et votre équipe de projet participez au workshop

Encadrées par des experts, toutes les équipes de projet candidates réfléchissent ensemble et échangent sur leurs projets de digitalisation. Quels thèmes dominent ? Structurer l’information numérique, garantir la durabilité numérique, que faire avec le papier, quelle est la force probante des documents numériques ?...

À la fin du workshop, l’on déterminera les quatre thèmes centraux de la suite du trajet de formation.

  • L’IFA et les experts sélectionneront cinq projets/équipes de projet qui pourront suivre le trajet de formation dans son intégralité.

 

2. Quatre workshops sur quatre thèmes

Les quatre workshops, d’un jour chacun, permettront aux équipes de travailler à leur projet sous l’accompagnement des experts en gestion documentaire et de l’information. Chaque workshop est consacré à un thème.

À l’issue des quatre workshops, votre équipe de projet disposera d’un plan d’approche pour le projet de digitalisation dans votre organisation.

 

3. Un an d’encadrement/accompagnement pour l’implémentation de votre projet dans votre organisation

Dans l’année qui suit les workshops, vous vous consacrerez à la mise en place de votre projet au sein de votre organisation. Les projets peuvent par exemple porter sur l’inscription en ligne aux événements, l’automatisation des demandes de congé, l’élaboration d’un règlement pour le travail digital…

Durant cette période,

  • toutes les équipes de projet se réunissent plusieurs fois en présence des experts des Archives de l’État pour partager leurs expériences et discuter des problèmes rencontrés ;
  • vous avez accès à la plateforme électronique sur l’e-Campus pour poster des questions et échanger des documents. Cette plateforme restera par ailleurs ouverte à tous les participants après le trajet.

 

Pour qui ?

Toutes les organisations fédérales peuvent soumettre une proposition de projet sur le travail digital durable, peu importe qu’elles n’aient entrepris encore aucune démarche en matière de numérisation ou qu’elles soient déjà bien avancées.

Les candidats de l’équipe de projet

  • sont motivés à s’investir dans le projet ;
  • peuvent consacrer pendant un an 30 à 40 % de leur temps au trajet de formation et à leur projet de digitalisation.

Les deadlines pour le trajet de formation ‘Vers un travail digital durable’ 2016

  1. Envoyez votre dossier de candidature pour le 1er mars 2016 au plus tard par e-mail à l’adresse tddw@ofoifa.fgov.be.
  2. Le 15 mars 2016, toutes les équipes de projet candidates seront invitées à participer au workshop ‘Vers un travail digital durable’. À la fin de celui-ci, vous aurez l’occasion de retirer votre candidature si vous le souhaitez.
  3. Le 22 mars 2016, nous communiquerons sur le site www.ofoifa.belgium.be la liste des cinq projets sélectionnés.
  4. Les workshops débuteront en avril 2016.
  5. De septembre 2016 à septembre 2017, les équipes de projet implémenteront leur projet dans leur organisation.
  6. Le trajet de formation se termine en septembre 2017. Nous publierons bien évidemment les résultats.

Contact

Pour toute question sur le trajet de formation ‘Vers un travail digital durable’ ou sur votre candidature, envoyez un e-mail à l’adresse tddw@ofoifa.fgov.be