Digital Information Management Academy (DIMA)

La Belgique obtient un bon score à l’indice européen de la société numérique. Seule l’administration fait un peu moins bien.”

Source: DigitalBelgium.be

Mais passer du papier au numérique... comment faire en pratique, en tant qu’organisation publique ? Créer des conditions optimales en matière de travail flexible et de télétravail, mettre en place une gestion de l’information efficace, faciliter la cocréation de documents…

Pendant le trajet DIMA vous apprendrez à structurer et à gérer des documents numériques dans la pratique. Vous posez votre candidature et introduisez un projet de digitalisation concernant votre propre organisation. Si votre projet est sélectionné, vous suivez six workshops et vous êtes accompagné pendant un an et demi dans l’implémentation de votre projet. Vos guides ? Des experts en gestion documentaire et de l’information des Archives de l’Etat et du SPF BOSA.

À l’issue du trajet DIMA, un projet aura donc effectivement été implémenté dans votre organisation et vous aurez acquis l’expérience et les connaissances nécessaires pour développer une stratégie de gestion documentaire à long terme.

 

Le trajet de formation : de la sélection à l’implémentation de votre projet de digitalisation

1. La sélection

  • Vous introduisez un dossier de candidature comprenant :
    • une description (dans les grandes lignes) de votre projet de digitalisation ;
    • la composition de votre équipe de projet : 2 à 5 personnes, dont, de préférence, deux collaborateurs IT. Ceux-ci auront pour tâche d’implémenter un système de Gestion Electronique de Documents (GED).
    • un engagement de votre sponsor : un manager de votre organisation.
  • Vous et votre équipe projet participez à une séance de brainstorming. Encadrées par des experts, toutes les équipes projet candidates réfléchiront à leurs projets de digitalisation. Quels thèmes dominent ? Développer une vision à long terme, faire l’inventaire du flux de documents, structurer l’information numérique et gérer celle-ci dans un contexte juridique fluctuant, …A la fin de la séance de brainstorming, les thèmes centraux des workshops seront déterminés.
  • L’IFA et les experts sélectionneront au maximum six projets/équipes projet. Celles-ci pourront participer aux activités de l’Académie de gestion de l’information numérique.

 

2. Six workshops sur des thèmes pertinents

Au cours des six workshops, les équipes projet échangent leur expertise sur un ou plusieurs thèmes, encadrées par les experts en gestion documentaire et de l’information.

À l’issue des workshops, votre équipe projet disposera d’un plan d’action.

 

3. Un an et demi d’accompagnement pour l’implémentation de votre projet dans votre organisation

Pendant un an et demi vous vous consacrerez à la mise en place de votre projet au sein de votre organisation. Les projets sélectionnés peuvent avoir pour objectif d’accroître l’efficacité d’un système documentaire existant ou d’implémenter un logiciel en partant de zéro.

Durant cette période,

  • toutes les équipes projet se réunissent plusieurs fois en présence des experts des Archives de l’État et du SPF BOSA pour partager leurs expériences et discuter des problèmes rencontrés ;
  • vous avez accès à une plateforme électronique (e-Campus) pour poster des questions et échanger des documents. Cette plateforme restera par ailleurs ouverte à tous les participants après le trajet.

 

Regardez le film des participants au premier trajet !

 

Pour qui ?

Toutes les organisations fédérales peuvent soumettre une proposition de projet DIMA, peu importe qu’elles n’aient encore entrepris aucune démarche en matière de digitalisation ou qu’elles soient déjà bien avancées. Mais il est important que vous sachiez quel logiciel vous allez utiliser : SharePoint, Alfresco, FileNet, ….

Les candidats de l’équipe projet

  • sont prêts à s’investir dans le projet pendant toute sa durée,
  • peuvent consacrer pendant 18 mois, 40 à 50 % de leur temps à la participation aux activités de DIMA et à leur projet.

 

Participer au trajet : Dates à retenir

  1. Envoyez par mail avant le 8 janvier 2018 votre dossier de candidature à dima@bosa.fgov.be
  2. Le 25 janvier 2018 toutes les équipes de projet candidates prendront part au brainstorming de DIMA.
  3. Le 31 janvier 2018, nous publierons sur www.ofoifa.belgium.be les projets sélectionnés (maximum 6).
  4. Février 2018 : début du trajet et des workshops  
  5. Octobre 2019 : le trajet se termine et les résultats seront présentés lors d’un événement de clôture.

Contact

Pour toute question sur le trajet de formation ‘Vers un travail digital durable’ ou sur votre candidature, envoyez un e-mail à l’adresse dima@bosa.fgov.be