Werken in ITMA

ITMA is het opleidingsbeheersysteem van het OFO. In ITMA plant en beheert het OFO zijn opleidingen. Als opleidingsverantwoordelijke of als medewerker van een opleidingsdienst moet je vaak in het ITMA-portaal werken. Lees hier hoe je in het ITMA-portaal medewerkers inschrijft voor een OFO-opleiding, hoe je gegevens over medewerkers opzoekt, hoe je een login voor het ITMA-portaal aanvraagt ...

On this page

    Formulieren

     

    Helpdesk ITMA

    helpdesk-itma@bosa.fgov.be
    Tel : 02/740 77 62

    Inloggen op ITMA

    Wat heb je nodig?

    • Je elektronische identiteitskaart
    • De pincode van je elektronische identiteitskaart
    • Een kaartlezer op je computer

     

    Inloggen

    1. Steek je identiteitskaart in de kaartlezer
    2. Ga naar https://employee.itma.be/zlogin
    3. Het scherm Choose your certificate opent; klik op je naam
    4. Voer de pincode van je elektronische identiteitskaart in
    5. Je bent nu ingelogd

     

    Je registeren als nieuwe opleidingsverantwoordelijke

    Neem jij de rol van opleidingsverantwoordelijke op voor je organisatie? Met dit formulier kan je je bij het OFO registeren als opleidingsverantwoordelijke en je toegang tot het ITMA-portaal aanvragen:

    Je registreren als nieuwe opleidingsverantwoordelijke

     

    Een login voor ITMA-portaal aanvragen

    Werk je voor een opleidingsdienst en heb je nog geen toegang tot het ITMA-portaal? Vraag je login aan:

     

    Je login voor ITMA vernieuwen

    Je login voor ITMA is één jaar geldig. Je krijgt van ons een mailtje wanneer het tijd is om je login te vernieuwen.

     

    Een nieuwe ambtenaar toevoegen in ITMA

    Een ambtenaar van wie de gegevens nog niet in ITMA staan, kan niet online inschrijven voor een OFO-opleiding.  Je kan hem wel zelf toevoegen in ITMA, zodat hij voortaan online op www.ofoifa.belgium.be kan inschrijven.

    Geef het rijksregisternummer van de nieuwe ambtenaar in en volg de stappen op het scherm.

     

    Een inschrijvingsaanvraag afronden in ITMA

    Als een nieuwe ambtenaar, van wie de gegevens nog niet in ITMA staan, zich inschrijft op www.ofoifa.belgium.be, krijg je een e-mail ‘Nieuwe inschrijving op www.ofoifa.belgium.be. In die mail staat een link naar de pagina op het ITMA-portaal waar je

    1. de ambtenaar toevoegt aan ITMA
    2. de inschrijving voor de opleiding of voor de mailinglist afrondt of weigert

    Alle gegevens die de ambtenaar al op www.ofoifa.belgium.be heeft ingevuld, staan vooringevuld in het ITMA-portaal. Je hoeft enkel nog de stappen op het scherm te volgen:

    • Stappen bij: een ambtenaar inschrijven voor een opleiding
    1. Medewerker toevoegen in ITMA > 2 Inschrijven voor opleiding > 3 Bevestiging

     

    • Stappen bij: een ambtenaar inschrijven voor een mailinglist
    1. Medewerker toevoegen in ITMA > 2 Inschrijven op mailinglist 'Houd me op de hoogte' > 3 Bevestiging

     

    Je kan een inschrijving ook weigeren: dan kies je op het beginscherm in de rubriek 'opstaande aanvragen' voor de optie ‘aanvraag weigeren’.

    De deelnemer krijgt vanuit het ITMA-portaal ook telkens, automatisch, de juiste e-mail (bevestigingsmail, aanvraag geweigerd, ….).

     

    Inschrijvingen voor de Selor Academy certificeringstrajecten beheren

    Lees de handleiding om te weten hoe je een kandidaat inschrijft, verwijdert of zijn inschrijving wijzigt. 

     

    Een overzicht van alle geplande opleidingen en vrije plaatsen bekijken

    Je vindt in het ITMA-portaal welke opleidingen wanneer plaatsvinden, en hoeveel plaatsen er nog vrij zijn per opleiding.

    Om het overzicht te bekijken:

     

    Een deelname beheren: inschrijven en uitschrijven voor opleidingen

    Online inschrijvingen

    Deelnemers die al in de ITMA geregistreerd zijn, kunnen online inschrijven op onze website. Jij hoeft daarvoor niets te doen. Je kan natuurlijk wel:

    • opvolgen wie zich heeft ingeschreven en
    • in ITMA deelnemers uitschrijven

     

    Inschrijvingen via ITMA

    Uitzonderlijk kan het toch nodig zijn dat je zelf iemand inschrijft die al in ITMA geregistreerd is:

    • Log in op ITMA
    • Klik op het tabblad Beheer van de deelname.
    • Klik in de linkermenubalk op Inschrijven
    • Vul de code van de opleiding in en druk op enter; een lijst met opleidingssessies verschijnt
    • Selecteer de sessie: klik op het vierkantje naast de sessie. Klik dan op OK.
    • Klik op volgende stap
    • Vul de familienaam van de medewerker in en druk op enter
    • Als meerdere medewerkers dezelfde familienaam hebben, krijg je een lijst waaruit je de juiste persoon kan kiezen
    • Selecteer de deelnemer: klik op het vierkantje naast zijn naam.  Klik dan op OK
    • Klik op volgende stap
    • Klik op bevestigen
    • Bovenaan in je scherm verschijnt “Naam” is ingeschreven

     

    Medewerkers inschrijven voor een opleiding op vraag

    Soms organiseert het OFO opleidingen op vraag van jouw organisatie. Je kan gewoon de deelnemers van je organisatie rechtstreeks inschrijven via ITMA:

    • Log in op ITMA
    • Klik op het tabblad Beheer van de deelname. De pagina Voorinschrijven verschijnt
    • Klik in Detailnavigatie op Een deelnemer inschrijven
    • Vul de code van de opleiding in en druk op enter; een lijst met opleidingssessies verschijnt
    • Selecteer de sessie: klik op het vierkantje naast de sessie. Klik dan op OK.
    • Klik op volgende stap
    • Vul de familienaam van de medewerker in en druk op enter
    • Als meerdere medewerkers dezelfde familienaam hebben, krijg je een lijst waaruit je de juiste persoon kan kiezen
    • Selecteer de deelnemer: klik op het vierkantje naast zijn naam.  Klik dan op OK
    • Klik op volgende stap
    • Klik op bevestigen
    • Bovenaan in je scherm verschijnt “Naam” is ingeschreven

     

    Voorinschrijven voor een taalopleiding

    Voor een taalopleiding kan een deelnemer niet rechtstreeks inschrijven. Hij vult op onze website een inschrijvingsformulier in. Jij geeft dan zijn inschrijving in in ITMA:

    • Log in op ITMA
    • Ga naar ‘Beheer van de deelname’
    • Klik in het linkermenu op Voorinschrijven (Talen)
    • Selecteer de juiste taalopleiding
    • Klik op volgende stap
    • Vul de familienaam van de medewerker in en druk op enter
    • Als meerdere medewerkers dezelfde familienaam hebben, krijg je een lijst waaruit je de juiste persoon kan kiezen
    • Selecteer de deelnemer: klik op het vierkantje naast zijn naam.  Klik dan op OK
    • Klik op volgende stap
    • Klik op bevestigen
    • Bovenaan in je scherm verschijnt “Naam” is vooringeschreven

     

    Een voorinschrijving van een deelnemer voor een taalopleiding verwijderen

    • Log in op ITMA
    • Klik op het tabblad Reporting: de pagina Samenvattingsrapport verschijnt
    • Vul de familienaam van de deelnemer in en druk op Enter
    • Als meerdere deelnemers dezelfde familienaam hebben, krijg je een lijst waaruit je de juiste persoon kan kiezen
    • Selecteer de deelnemer: klik op het vierkantje naast zijn naam
    • Vink aan waarover je een rapport wil maken: over voorinschrijvingen, over inschrijvingen of over testresultaten
    • Klik op Resultaten ophalen
    • Het rapport dat je gevraagd hebt, verschijnt op je scherm
    • Selecteer de regel die je wil verwijderen: klik op het vierkantje naast de regel
    • Klik op Verwijderen
    • Bevestig: klik op Ja
    • Een bevestiging verschijnt

     

    Een deelnemer uitschrijven

    • Log in op ITMA
    • Ga naar ‘Beheer van de deelname’
    • Klik in het linkermenu op Uitschrijven
    • Vul de familienaam van de medewerker in en druk op enter
    • Als meerdere medewerkers dezelfde familienaam hebben, krijg je een lijst waaruit je de juiste persoon kan kiezen
    • Selecteer de deelnemer: klik op het vierkantje naast zijn naam.  Klik dan op OK
    • Klik op volgende stap
    • Selecteer de opleiding waarvoor je de deelnemer wil uitschrijven
    • Bevestig
    • Bovenaan in je scherm verschijnt “Naam” is uitgeschreven

     

    Inschrijvingen en resultaten van een deelnemer bekijken

    • Log in op ITMA
    • Klik op het tabblad Reporting
    • Klik op de pagina Overzichten
    • Vul de familienaam van de deelnemer in en druk op enter
      • Als meerdere deelnemers dezelfde familienaam hebben, krijg je een lijst waaruit je de juiste persoon kan kiezen
    • Selecteer de deelnemer: klik op het vierkantje naast zijn naam
    • Vink aan welk rapport je wil maken: over voorinschrijvingen, over inschrijvingen, over testresultaten of over uitschrijvingen
    • Klik op Resultaten ophalen
    • Het rapport dat je gevraagd hebt, verschijnt op je scherm

     

    Je personeelsgegevens updaten

    Een aantal organisaties geven het OFO regelmatig hun personeelsgegevens door, zodat de gegevens in het ITMA-portaal up-to-date blijven.

    Dat doe je zo:

    • Log in op het ITMA-portaal
    • Klik op het tabblad Data Import. Je ziet nu de validatiemodule
    • Aanvaard de disclaimer: Je hebt toegang tot de validatiemodule
    • Volg de instructies op het scherm
    • Gebruik de CSV-template  om je gegevens in te vullen
    • Laad de CSV-template op:
      • Als de CSV-template correct ingevuld is, ontvangt het OFO hem en passen we de gegevens aan
      • Staan er fouten in de CSV-templaten? Dan krijg je een overzicht van de fouten. Corrigeer de fouten en laad de template opnieuw op.

    > Lees de handleiding van de validatiemodule

     

    Een probleem signaleren

    Heb je een probleem met ITMA of heb je een opmerking? Mail naar helpdesk-itma@bosa.fgov.be