Werken in het ITMA-portaal

ITMA is het opleidingsbeheersysteem van het OFO. In ITMA plant en beheert het OFO zijn opleidingen. Als opleidingsverantwoordelijke of als medewerker van een opleidingsdienst moet je vaak in het ITMA-portaal werken. Lees hier hoe je in het ITMA-portaal medewerkers inschrijft voor een OFO-opleiding, hoe je gegevens over medewerkers opzoekt, hoe je een login voor het ITMA-portaal aanvraagt ...

Inloggen op het ITMA-portaal

Wat heb je nodig?

  • Je elektronische identiteitskaart
  • De pincode van je elektronische identiteitskaart
  • Een kaartlezer op je computer

 

Inloggen

  1. Steek je identiteitskaart in de kaartlezer
  2. Ga naar https://employee.itma.be/zlogin
  3. Het scherm Choose your certificate opent; klik op je naam
  4. Voer de pincode van je elektronische identiteitskaart in
  5. Je bent nu ingelogd

 

Je registeren als nieuwe opleidingsverantwoordelijke

Neem jij de rol van opleidingsverantwoordelijke op voor je organisatie? Met dit formulier kan je je bij het OFO registeren als opleidingsverantwoordelijke en je toegang tot het ITMA-portaal aanvragen:

 

Een login voor het ITMA-portaal aanvragen

Werk je voor een opleidingsdienst en heb je nog geen toegang tot het ITMA-portaal? Vraag je login aan:

 

Je login voor ITMA vernieuwen

Je login voor ITMA is één jaar geldig. Je krijgt van ons een mailtje wanneer het tijd is om je login te vernieuwen.

 

Een nieuwe ambtenaar toevoegen in ITMA

Een ambtenaar van wie de gegevens nog niet in ITMA staan, kan niet online inschrijven voor een OFO-opleiding.  Je kan hem wel zelf toevoegen in ITMA, zodat hij voortaan online op www.ofoifa.belgium.be kan inschrijven.

Geef het rijksregisternummer van de nieuwe ambtenaar in en volg de stappen op het scherm.

 

 

Een inschrijvingsaanvraag afronden in ITMA

 

Als een nieuwe ambtenaar, van wie de gegevens nog niet in ITMA staan, zich inschrijft op www.ofoifa.belgium.be, krijg je een e-mail ‘Nieuwe inschrijving op www.ofoifa.belgium.be. In die mail staat een link naar de pagina op het ITMA-portaal waar je

  1. de ambtenaar toevoegt aan ITMA
  2. de inschrijving voor de opleiding of voor de mailinglist afrondt of weigert

Alle gegevens die de ambtenaar al op www.ofoifa.belgium.be heeft ingevuld, staan vooringevuld in het ITMA-portaal. Je hoeft enkel nog de stappen op het scherm te volgen:

  • Stappen bij: een ambtenaar inschrijven voor een opleiding
  1. Medewerker toevoegen in ITMA > 2 Inschrijven voor opleiding > 3 Bevestiging

 

  • Stappen bij: een ambtenaar inschrijven voor een mailinglist
  1. Medewerker toevoegen in ITMA > 2 Inschrijven op mailinglist 'Houd me op de hoogte' > 3 Bevestiging

 

Je kan een inschrijving ook weigeren: dan kies je op het beginscherm in de rubriek 'opstaande aanvragen' voor de optie ‘aanvraag weigeren’.

De deelnemer krijgt vanuit het ITMA-portaal ook telkens, automatisch, de juiste e-mail (bevestigingsmail, aanvraag geweigerd, ….).

 

Een overzicht van alle geplande opleidingen en vrije plaatsen bekijken

Je vindt in het ITMA-portaal welke opleidingen wanneer plaatsvinden, en hoeveel plaatsen er nog vrij zijn per opleiding.

Om het overzicht te bekijken:

 

Een deelname beheren: inschrijven en uitschrijven voor opleidingen

Online inschrijvingen

Deelnemers die al in de ITMA geregistreerd zijn, kunnen online inschrijven op onze website. Jij hoeft daarvoor niets te doen. Je kan natuurlijk wel:

  • opvolgen wie zich heeft ingeschreven en
  • in ITMA deelnemers uitschrijven

Lees meer over de online inschrijving

     

    Inschrijvingen via ITMA

    Uitzonderlijk kan het toch nodig zijn dat je zelf iemand inschrijft die al in ITMA geregistreerd is:

    • Log in op ITMA
    • Klik op het tabblad Beheer van de deelname.
    • Klik in de linkermenubalk op Inschrijven
    • Vul de code van de opleiding in en druk op enter; een lijst met opleidingssessies verschijnt
    • Selecteer de sessie: klik op het vierkantje naast de sessie. Klik dan op OK.
    • Klik op volgende stap
    • Vul de familienaam van de medewerker in en druk op enter
    • Als meerdere medewerkers dezelfde familienaam hebben, krijg je een lijst waaruit je de juiste persoon kan kiezen
    • Selecteer de deelnemer: klik op het vierkantje naast zijn naam.  Klik dan op OK
    • Klik op volgende stap
    • Klik op bevestigen
    • Bovenaan in je scherm verschijnt “Naam” is ingeschreven

     

    Medewerkers inschrijven voor een opleiding op vraag

    Soms organiseert het OFO opleidingen op vraag van jouw organisatie. Je kan gewoon de deelnemers van je organisatie rechtstreeks inschrijven via ITMA:

    • Log in op ITMA
    • Klik op het tabblad Beheer van de deelname. De pagina Voorinschrijven verschijnt
    • Klik in Detailnavigatie op Een deelnemer inschrijven
    • Vul de code van de opleiding in en druk op enter; een lijst met opleidingssessies verschijnt
    • Selecteer de sessie: klik op het vierkantje naast de sessie. Klik dan op OK.
    • Klik op volgende stap
    • Vul de familienaam van de medewerker in en druk op enter
    • Als meerdere medewerkers dezelfde familienaam hebben, krijg je een lijst waaruit je de juiste persoon kan kiezen
    • Selecteer de deelnemer: klik op het vierkantje naast zijn naam.  Klik dan op OK
    • Klik op volgende stap
    • Klik op bevestigen
    • Bovenaan in je scherm verschijnt “Naam” is ingeschreven

     

    Voorinschrijven voor een taalopleiding

    Voor een taalopleiding kan een deelnemer niet rechtstreeks inschrijven. Hij vult op onze website een inschrijvingsformulier in. Jij geeft dan zijn inschrijving in in ITMA:

    • Log in op ITMA
    • Ga naar ‘Beheer van de deelname’
    • Klik in het linkermenu op Voorinschrijven (Talen)
    • Selecteer de juiste taalopleiding
    • Klik op volgende stap
    • Vul de familienaam van de medewerker in en druk op enter
    • Als meerdere medewerkers dezelfde familienaam hebben, krijg je een lijst waaruit je de juiste persoon kan kiezen
    • Selecteer de deelnemer: klik op het vierkantje naast zijn naam.  Klik dan op OK
    • Klik op volgende stap
    • Klik op bevestigen
    • Bovenaan in je scherm verschijnt “Naam” is vooringeschreven

     

    Een voorinschrijving van een deelnemer voor een taalopleiding verwijderen

    • Log in op ITMA
    • Klik op het tabblad Reporting: de pagina Samenvattingsrapport verschijnt
    • Vul de familienaam van de deelnemer in en druk op Enter
    • Als meerdere deelnemers dezelfde familienaam hebben, krijg je een lijst waaruit je de juiste persoon kan kiezen
    • Selecteer de deelnemer: klik op het vierkantje naast zijn naam
    • Vink aan waarover je een rapport wil maken: over voorinschrijvingen, over inschrijvingen of over testresultaten
    • Klik op Resultaten ophalen
    • Het rapport dat je gevraagd hebt, verschijnt op je scherm
    • Selecteer de regel die je wil verwijderen: klik op het vierkantje naast de regel
    • Klik op Verwijderen
    • Bevestig: klik op Ja
    • Een bevestiging verschijnt

     

    Een deelnemer uitschrijven

    • Log in op ITMA
    • Ga naar ‘Beheer van de deelname’
    • Klik in het linkermenu op Uitschrijven
    • Vul de familienaam van de medewerker in en druk op enter
    • Als meerdere medewerkers dezelfde familienaam hebben, krijg je een lijst waaruit je de juiste persoon kan kiezen
    • Selecteer de deelnemer: klik op het vierkantje naast zijn naam.  Klik dan op OK
    • Klik op volgende stap
    • Selecteer de opleiding waarvoor je de deelnemer wil uitschrijven
    • Bevestig
    • Bovenaan in je scherm verschijnt “Naam” is uitgeschreven

     

    Inschrijvingen en resultaten van een deelnemer bekijken

    • Log in op ITMA
    • Klik op het tabblad Reporting
    • Klik op de pagina Overzichten
    • Vul de familienaam van de deelnemer in en druk op enter
      • Als meerdere deelnemers dezelfde familienaam hebben, krijg je een lijst waaruit je de juiste persoon kan kiezen
    • Selecteer de deelnemer: klik op het vierkantje naast zijn naam
    • Vink aan welk rapport je wil maken: over voorinschrijvingen, over inschrijvingen, over testresultaten of over uitschrijvingen
    • Klik op Resultaten ophalen
    • Het rapport dat je gevraagd hebt, verschijnt op je scherm

     

    Je personeelsgegevens updaten

    Een aantal organisaties geven het OFO regelmatig hun personeelsgegevens door, zodat de gegevens in het ITMA-portaal up-to-date blijven.

    Dat doe je zo:

    • Log in op het ITMA-portaal
    • Klik op het tabblad Data Import. Je ziet nu de validatiemodule
    • Aanvaard de disclaimer: Je hebt toegang tot de validatiemodule
    • Volg de instructies op het scherm
    • Gebruik de CSV-template  om je gegevens in te vullen
    • Laad de CSV-template op:
      • Als de CSV-template correct ingevuld is, ontvangt het OFO hem en passen we de gegevens aan
      • Staan er fouten in de CSV-templaten? Dan krijg je een overzicht van de fouten. Corrigeer de fouten en laad de template opnieuw op.

    > Lees de handleiding van de validatiemodule

     

    Je taal en het type opleidingen instellen

    • Log in op ITMA
    • Klik op Mijn voorkeuren: de pagina Mijn voorkeuren verschijnt
    • Kies de taal waarin je wil werken: klik op het vierkantje naast Taal
    • Kies het type opleidingen waarmee je wil werken: klik op het pijltje naast het opleidingstype en kies uit de lijst
    • Klik op Bewaren

     

    Wekelijks een mail ontvangen met het overzicht van wie een OFO-opleiding volgt

    Je kan via ITMA een e-mail aanvragen zodat je elke maandag een overzicht krijgt van alle ambtenaren van jouw organisatie die die week een opleiding volgen bij het OFO.

    • Log in op ITMA
    • Klik op het tabblad Mijn voorkeuren
    • Vink in Mijn profiel het vakje aan: 'wekelijkse notificatie lijst van de deelnemers’
    • Klik op bewaren
    • Voortaan krijg je op maandag een automatische e-mail met als bijlage de lijst van de deelnemers.

    Wil je de e-mail niet meer krijgen? Dan volstaat het het vinkje gewoon terug weg te halen.

     

    Een probleem signaleren

    Heb je een probleem met ITMA of heb je een opmerking? Mail naar helpdesk-itma@bosa.fgov.be