Digital Information Management Academy (DIMA)

“België scoort goed op de Europese digitaliserings-index. Alleen de overheid is nog niet helemaal mee.”

Bron: DigitalBelgium.be

Maar de overschakeling van papier naar digitaal is voor veel overheidsorganisaties niet vanzelfsprekend. Bouwen aan optimale omstandigheden voor flex-en telewerk, een efficiënt informatiebeheer, samenwerken aan documenten faciliteren…

In DIMA (voorheen: het traject Duurzaam Digitaal Werken) leer je vanuit de praktijk digitale documenten structureren en beheren. Je stelt je kandidaat met een digitaliseringsproject binnen je eigen organisatie. Is je project geselecteerd, dan volg je zes workshops en word je een jaar begeleid bij de implementering van je project. Je gidsen? Ervaren experten informatie-en documentatiebeheer van het Rijksarchief en van de FOD Bosa.

Na het opleidingstraject is er dus één project volledig geïmplementeerd bij je organisatie én heb je de nodige kennis en ervaring om je digitaliseringsprogramma verder uit te bouwen.

 

DIMA: van selectie tot implementering van je digitaliseringsproject

1. De selectie

  • Je dient een kandidaatstellingsdossier (WORD) in met
    • een beschrijving (in grote lijnen) van je digitaliseringsproject
    • de samenstelling van je projectteam: 2 tot 5 personen met bij voorkeur twee IT-medewerkers. Zij helpen je om het DMS (Document Management System) te implementeren.
    • een engagement van je sponsor: een manager van je organisatie

 

  • Je neemt met het projectteam deel aan een brainstormsessie.  Onder de begeleiding van experten denken alle kandidaat-projectteams na over hun digitaliseringsprojecten. Welke thema’s komen bovendrijven? Een langetermijnvisie ontwikkelen, de documentenstroom in kaart brengen, digitale informatie structureren en beheren binnen een veranderende juridische context... Op het einde van de brainstormsessie wordt bepaald welke thema’s centraal zullen staan tijdens de workshops.

 

  • Het OFO en de experten selecteren maximum zes projecten/projectteams. Zij kunnen deelnemen aan de activiteiten van DIMA.

 

2. Zes workshops over relevante thema's

Tijdens zes workshops wisselen de projectteams onderling expertise rond één of meerdere thema’s uit en worden begeleid door de document- en informatiebeheerders.

Dit stelt je in staat om een plan van aanpak uit te werken voor het digitaliseringsproject van jouw organisatie.

 

3. Anderhalf jaar begeleiding bij de implementering van je project in je organisatie

Gedurende anderhalf jaar implementeer je je project binnen je organisatie. Kandidaat-projecten vertrekken vanuit de noden om een bestaand documentbeheersysteem efficiënter te doen werken of het aangeschafte pakket vanaf nul op te zetten..

Tijdens die periode

  • komen alle projectteams een aantal keer samen met de experten van het Rijksarchief en de FOD BOSA om ervaringen uit te wisselen en knelpunten te bespreken,
  • heb je toegang tot een digitaal platform op de e-Campus waar je vragen kan posten en documenten kan uitwisselen. Dit platform blijft ook na het traject open voor alle deelnemers.

 

Bekijk de interviews met deelnemers aan het eerste traject

 

Voor wie?

Alle federale organisaties mogen een projectvoorstel bij DIMA indienen. Het maakt niet uit of je organisatie nog aan het opzetten van het documentbeheersysteem moet beginnen of al verder staat. Je moet wel al weten met welk softwarepakket je aan de slag gaat : SharePoint, Alfresco, FileNet, ….

De kandidaten van het projectteam

  • zijn gemotiveerd om zich in te zetten voor het project
  • kunnen gedurende 18 maanden jaar 40 à 50 procent van hun tijd besteden aan hun deelname aan DIMA en hun project.

 

De belangrijkste deadlines

    1. Mail voor 8 januari 2018 je kandidaatstellingsdossier naar dima@bosa.fgov.be
    2. 25 januari 2018 nemen alle kandidaat-projectteams deel aan de brainstorm van DIMA.
    3. Op 31 januari 2018 publiceren we op www.ofoifa.belgium.be welke projecten geselecteerd zijn (maximaal 6).
    4. In februari 2018 start het traject en beginnen de workshops 
    5. In oktober 2019 eindigt het traject. Uiteraard zetten we de resultaten in de kijker tijdens een slotevent.

     

    Contact 

    Heb je vragen over het opleidingstraject Duurzaam Digitaal Werken of over je kandidatuurstelling? Stuur een mail naar dima@bosa.fgov.be