Travailler dans le portail ITMA

ITMA est le logiciel de gestion des formations de l’IFA. Nous utilisons ITMA pour planifier et gérer toutes nos formations. Vous pouvez demander un login si vous devez utiliser ITMA dans votre organisation, pour inscrire des collaborateurs à des formations de l’IFA ou pour sauvegarder des rapports sur leur participation à nos formations.

S’enregistrer dans ITMA

De quoi avez-vous besoin?

  • Votre carte d’identité électronique
  • Le code PIN de votre carte d’identité électronique
  • Un lecteur de carte sur votre ordinateur

S’enregistrer

  1. Insérez votre carte d’identité dans le lecteur
  2. Allez sur https://employee.itma.be/zlogin
  3. L’écran Choose a digital certificate s’ouvre; cliquez sur votre nom
  4. Introduisez le code PIN de votre carte électronique
  5. Vous êtes enregistré

 

Vous enregistrer en tant que nouveau responsable de formation

Vous assumez le rôle de responsable de formation pour votre organisation ? Avec ce formulaire, vous pouvez vous enregistrer auprès de l’IFA en tant que responsable de formation et demander votre accès au portail ITMA :

 

Demander un login ITMA

Vous travaillez pour un service de formation et vous n’avez pas encore accès au portail ITMA ? Demandez votre login :

 

Renouveler votre accès à ITMA

Votre accès à ITMA est valable pendant un an. Nous vous envoyons un message quand il est temps de renouveler votre accès.

 

Comment ajouter un nouveau fonctionnaire dans ITMA

Un fonctionnaire dont les données ne figurent pas encore dans ITMA ne peut pas s’inscrire en ligne à une formation de l’IFA. Mais vous pouvez toujours l’ajouter dans ITMA afin qu’il puisse à l’avenir s’inscrire sur www.ofoifa.belgium.be.

Complétez le numéro de registre national du fonctionnaire et suivez les étapes qui s’affichent à l’écran.

 

Comment régler une demande d’inscription dans ITMA

Lorsqu’un nouveau fonctionnaire, dont les données ne figurent pas encore dans ITMA, s’inscrit sur www.ofoifa.belgium.be, vous recevez un e-mail ‘Nouvelle inscription sur www.ofoifa.belgium.be’ avec un lien vers la page du portail ITMA sur laquelle vous pouvez :

  1. ajouter le fonctionnaire dans ITMA ;
  2. régler ou refuser l’inscription à la formation ou à la mailing list.

Toutes les données que le fonctionnaire a lui-même complétées sur www.ofoifa.belgium.be sont automatiquement préenregistrées dans le portail ITMA. Vous devez uniquement suivre les étapes qui s’affichent à l’écran :

  • Étapes pour : inscrire un fonctionnaire à une formation
  1. Ajouter un collaborateur dans ITMA > 2 Inscrire à la formation > 3 Confirmation
  • Étapes pour : inscrire un fonctionnaire à une mailing list
  1. Ajouter un collaborateur dans ITMA > 2 Inscrire à la mailinglist 'Tenez-moi au courant' > 3 Confirmation

Vous avez également la possibilité de refuser une inscription : vous devez alors choisir l’option ‘refuser la demande’ dans ITMA.

Le participant reçoit à chaque fois un e-mail automatique (e-mail de confirmation, demande refusée…), via le portail ITMA.

 

Gérer une participation: inscrire, annuler une inscription ...

Consulter un aperçu de toutes les formations planifiées et des places disponibles

Vous trouverez sur le portail ITMA les formations organisées, leurs dates et le nombre de places encore disponibles par formation.

Pour consulter l’aperçu :

 

Inscriptions en ligne

Les fonctionnaires s’inscrivent en ligne aux formations sur www.ofoifa.belgium.be. Vous ne devez rien faire. Mais vous pouvez bien sûr :

  • voir qui s’est inscrit et
  • désinscrire des participants dans ITMA

 

Inscriptions via ITMA

Si besoin, vous pouvez toujours encoder une inscription dans ITMA :

  • Enregistrez-vous dans ITMA
  • Cliquez sur l’onglet Gestion de la participation
  • Cliquez dans le menu de gauche sur Inscrire
  • Introduisez le code de la formation et appuyez sur Enter ; une liste avec les sessions de formation apparaît
  • Sélectionnez la session : cliquez sur le petit carré à côté de la session. Cliquez ensuite sur OK.
  • Cliquez sur étape suivante
  • Introduisez le nom de famille du collaborateur et appuyez sur Enter
  • Si plusieurs collaborateurs ont le même nom de famille, vous verrez apparaître une liste : choisissez la personne adéquate
  • Sélectionnez le participant : cliquez sur le petit carré à côté de son nom. Cliquez ensuite sur OK
  • Cliquez sur étape suivante
  • Cliquez sur Confirmer
  • En haut de votre écran, vous verrez “Nom” est inscrit(e)

Inscrire des collaborateurs dans une formation sur demande

L’IFA organise aussi des formations à la demande pour votre organisation. Pour une formation à la demande vous ne devez pas faire de préinscription. Vous pouvez inscrire directement le participant de votre organisation dans ITMA :

  • Enregistrez-vous dans ITMA
  • Cliquez sur l’onglet Gestion de la participation.
  • Cliquez à gauche sur Inscrire
  • Introduisez le code de la formation et appuyez sur Enter ; une liste avec les sessions de formation apparaît
  • Sélectionner la session ; cliquez sur le petit carré à côté de la session
  • Cliquez sur étape suivante
  • Introduisez le nom de famille du collaborateur et appuyez sur Enter
  • Si plusieurs collaborateurs ont le même nom de famille, vous verrez apparaître une liste :  choisissez la personne adéquate
  • Sélectionnez le participant : cliquez sur le petit carré à côté de son nom et sur OK
  • Cliquez sur étape suivante
  • Cliquez sur Confirmer
  • En haut de votre écran, vous verrez « Nom » est inscrit(e)

 

Pré-inscription à une formation Langue

Un participant ne peut pas s’inscrire directement à une formation Langue. Il doit d’abord compléter un formulaire d’inscription sur notre site web et vous encodez ensuite son inscription dans ITMA :

  • Enregistrez-vous dans ITMA
  • Surfez sur Gestion de la participation.
  • Cliquez dans le menu de gauche sur Pré-inscrire (Langues)
  • Sélectionnez la formation
  • Cliquez sur étape suivante
  • Introduisez le nom de famille du collaborateur et appuyez sur Enter

Si plusieurs collaborateurs ont le même nom de famille, vous verrez apparaître une liste : choisissez la personne adéquate

  • Sélectionnez le participant : cliquez sur le petit carré à côté de son nom. Cliquez ensuite sur OK
  • Cliquez sur étape suivante
  • Cliquez sur confirmer
  • En haut de votre écran, vous verrez “Nom” est pré-inscrit(e)

 

Désinscrire un participant

  • Enregistrez-vous dans ITMA
  • Surfez sur Gestion de la participation.
  • Cliquez dans le menu de gauche sur Désincrire
  • Introduisez le nom de famille du collaborateur et appuyez sur Enter
  • Si plusieurs collaborateurs ont le même nom de famille, vous verrez apparaître une liste : choisissez la personne adéquate. Sélectionnez le participant : cliquez sur le petit carré à côté de son nom. Cliquez ensuite sur OK
  • Cliquez sur étape suivante
  • Sélectionnez la formation pour laquelle vous voulez désinscrire le participant
  • Confirmez
  • En haut de votre écran, vous verrez « Nom » est désinscrit(e)

 

 

Annuler la pré-inscription d’un collaborateur (formation langue)

  • Enregistrez-vous dans ITMA
  • Cliquez sur l’onglet reporting : la page Rapport de synthèse apparaît
  • Introduisez le nom de famille de votre collaborateur et appuyez sur enter

Si plusieurs participants ont le même nom de famille, vous verrez apparaître une liste :  choisissez la personne adéquate

  • Sélectionnez le collaborateur: cliquez sur le petit carré à côté de son nom
  • Cochez le type de rapport souhaité : pré-inscriptions, inscriptions ou résultats
  • Cliquez sur  Obtenir les résultats
  • Le rapport demandé apparaît à l’écran
  • Sélectionnez la ligne que vous voulez supprimer : cliquez sur le petit carré à côté de la ligne
  • Cliquez sur supprimer
  • Confirmez : cliquez sur oui
  • Une confirmation apparaît

 

Consulter les inscriptions et résultats d’un collaborateur

  • Enregistrez-vous dans ITMA
  • Cliquez sur l’onglet Rapports
  • Cliquez sur le lien Aperçu
  • Introduisez le nom de famille de votre collaborateur et appuyez sur la touche enter

Si plusieurs participants ont le même nom de famille, vous verrez apparaître une liste :  choisissez la personne adéquate

  • Sélectionnez le collaborateur: cliquez sur le petit carré à côté de son nom
  • Cochez le type de rapport souhaité: inscriptions avec option, inscriptionsrésultats de tests ou annulations
  • Cliquez sur  Obtenir les résultats
  • Le rapport demandé apparaît à l’écran

 

Mettre à jour vos données du personnel

Certaines organisations peuvent mettre à jour leur données du personnel en utilisant le 'module validation' dans le portail ITMA.

Pour cela :

  • Enregistrez-vous dans ITMA
  • Cliquez sur l’onglet P-Data Portail : le module validation apparaît 
  • Acceptez les conditions d’utilisation : vous avez maintenant accès au module validation
  • Suivez les instructions à l'écran
  • Utilisez le template CSV pour importer vos données
  • Importez le template rempli avec vos données :
    • Si le template a été rempli correctement, l'IFA le reçoit et adapte vos données
    • Si le template contient des erreurs, le module vous en donne un aperçu. Corrigez-les et réessayez d’importer le CSV

> Consultez le mode d'emploi du module validation

 

Encodez vos préférences 

  • Enregistrez-vous dans ITMA
  • Cliquez sur Mes préférences; cette page apparaît
  • Choisissez votre langue de travail : cliquez sur le petit carré à côté de Langue
  • Choisissez votre type de formation : cliquez sur la flèche à côté de Type de formation et choisissez dans la liste
  • Cliquez sur sauver

 

Recevoir chaque semaine un e-mail avec l’aperçu des personnes qui suivent une formation IFA

Vous pouvez, via ITMA, demander à recevoir un e-mail chaque lundi pour avoir un aperçu de tous les fonctionnaires de votre organisation qui suivent une formation à l’IFA cette semaine-là.

  • Connectez-vous à ITMA
  • Cliquez sur l’onglet ‘Mes préférences’
  • Cochez dans ‘Mon profil’ la case : ‘Notification hebdomadaire de la liste des invités’
  • Cliquer sur ‘Sauvegarder’
  • Vous recevrez alors tous les lundis un e-mail automatique avec en annexe la liste des participants.

Vous ne voulez plus recevoir cet e-mail ? Il suffit alors de décocher la même case dans votre profil.

 

Signaler un problème

Vous avez un problème avec ITMA ou vous avez une remarque à formuler ? Envoyez un mail à l’adresse helpdesk-itma@bosa.fgov.be