Info pratique pour formateurs

Tout ce que vous devez savoir pour donner une formation à l’institut de formation.

 

Réception

Salle de cours et matériel

Cafétéria et boissons

Bibliothèque  

Absent(e), malade, en retard ?

Imprimer et photocopier

Premiers secours

Utiliser les boîtiers de vote ou des tablettes

 

Listes de présences et clés

Utilisation des ordinateurs

Handicap ou trouble de l’apprentissage

Objets perdus

 

Parking

Formulaires d’évaluation

Alarme incendie et évacuation

   

Heures d’ouverture

Factures et contrats

L'e-Campus

 

 

 

 

 

Absent(e), malade, en retard ?

Vous êtes dans l’incapacité de donner votre formation ? Ou vous êtes coincé(e) dans les embouteillages et vous serez en retard ?

Avertissez la réception le plus rapidement possible. Nos collaborateurs feront leur possible pour appeler ou envoyer un e-mail à vos participants.

 

Alarme incendie et évacuation

Test d’alarme

Chaque premier jeudi du mois à 14h30, l’alarme incendie est testée.

L’alarme retentit pendant environ 30 secondes et toutes les portes des ascenseurs se ferment. Lors de ce type de test, vous ne devez pas quitter le bâtiment.

Dans tous les autres cas, et donc aussi en cas de doute, le bâtiment est évacué immédiatement et vous devez quitter les lieux avec vos participants.

Évacuation en cas d’alarme incendie

Une alarme incendie ?

  • Quittez le local où vous vous trouvez et laissez la porte ouverte
  • Il y a le feu dans votre local ? Dans ce cas, fermez la porte derrière vous !
  • Suivez les pictogrammes menant à la sortie de secours, prenez les portes vertes
  • Prenez les escaliers de secours, vous ne pouvez pas utiliser les ascenseurs
  • Suivez les instructions des responsables d’évacuation ; ils portent un casque et une veste fluo
  • Rendez-vous au lieu de rassemblement : chaussée d'Anvers
Vous voyez du feu, de la fumée ou vous sentez une odeur de fumée ?

Si vous remarquez du feu, de la fumée ou si vous sentez une odeur de fumée, donnez l’alarme.

Appelez la réception au numéro 02 740 83 00.

Vous n’arrivez à joindre personne ?
  • Fermez la porte du local en feu et appuyez sur le bouton d’alarme incendie
  • Avertissez les services d’urgence au numéro 112 et précisez
    •  la nature de l’incident
    •  le lieu:
      • WTC 3, boulevard Simon Bolivar 30, 1000 Bruxelles
      • l’étage, le bloc et le numéro du local
    • s’il y a des blessés.

     

    Cafétéria et boissons

    • Il y a un espace lunch/cafétéria (sandwiches, soupe, petite restauration) avec des distributeurs de boissons au 3e étage.
    • Il y a également plusieurs distributeurs de boissons chaudes et froides et des fontaines à eau.

     

    Bibliothèque

    Vers toutes les informations relatives à notre Bibliothèque

     

    Factures et contrats

    Vous avez deux possibilités pour introduire vos factures : par courrier ou par e-mail.

    Attention : ça ne sert à rien d’envoyer une même facture à la fois par courrier et par e-mail. Notre système la détecte dans ce cas comme un ‘duplicata’ et bloque votre facture.

    Par e-mail

    Transmettez votre facture en format PDF par e-mail à Iod-Fin-Invoice@bosa.fgov.be

    Par courrier

    Envoyez votre facture à l’adresse

    SPF BOSA

    Service SAI-Finance

    boulevard Simon Bolivar 30

    1000 Bruxelles

    Si vous avez des questions sur vos factures, posez-les directement à votre chef de projet ou à par mail à l'adresse Iod-Fin-Invoice@bosa.fgov.be.

     

    Formulaires d’évaluation

    Les participants ne reçoivent plus de formulaire papier. Un mail est envoyé aux participants quelques jours après la formation avec un lien vers le formulaire d'évaluation en ligne.

     

    Handicap ou trouble de l’apprentissage

    Les participants avec un handicap ou un trouble de l’apprentissage peuvent demander à l’institut de formation des ‘aménagements’ pour pouvoir suivre une formation :

    • dispositif de lecture
    • copies sur papier A3
    • accompagnement dans nos bâtiments
    • interprète de la langue des signes
    • mobilier adapté

     

    Que faut-il savoir en tant que formateur ?
    • Le chef de projet de l’institut de formation est responsable de votre formation vous prévient naturellement lorsqu’un participant de votre groupe a demandé des aménagements. Il vous donnera toutes les informations nécessaires.
    • Si un participant vous demande des aménagements, et que votre chef de projet ne vous a pas averti, ce participant n’a probablement pas introduit de demande. Prenez contact avec le chef de projet de la formation.

     

    Heures d’ouverture du bâtiment

    De 8h00 à 18h00

     

    L'e-Campus

    Vers toutes les informations relatives à l’e-Campus

     

    Listes de présences et clés

    Vous venez donner une formation ?
    • Présentez-vous à l’accueil au rez-de-chaussée. Vous y recevrez la clé du local, un badge et la liste de présence. Gardez bien le badge avec vous car vous en aurez besoin à chaque fois que vous devrez entrer ou sortir du bâtiment. Après chaque journée de formation, vous devez rendre la clé et le badge à l’accueil.
    • Pour toute question, merci de contacter l’accueil : reception@bosa.fgov.be
    Liste de présences
    • Demandez aux participants de signer la liste au début de votre formation, aussi bien le matin que l’après-midi
    • Si une personne est présente à la formation alors qu’elle ne figure pas sur la liste, avertissez immédiatement la réception ou votre chef de projet
    Clés

    La porte de votre salle de cours se verrouille lorsque vous tirez la porte derrière vous. Faites donc attention à ne pas laisser la clé dans la salle !

    Votre clé est restée ‘enfermée’ dans votre salle de cours ? Avertissez la réception.

    Ne fermez pas la porte de votre local à clé, sinon l’équipe de nettoyage ne peut pas y rentrer.

     

    Objets perdus

    Un objet a été oublié dans votre salle de cours ? Apportez-le à la réception et précisez où vous l’avez trouvé et quel jour. Nous conservons les objets perdus durant un an.

    Si vous-même ou l’un de vos participants a perdu quelque chose, passez voir à la réception !

     

    Parking

    Si vous venez donner une formation à l’institut de formation, vous pouvez vous garer dans notre parking souterrain. À noter que le nombre de places est limité et que vous ne pouvez pas en réserver une à l’avance.

    L’entrée du parking est située avenue Simon Bolivar 30 :

    • Précisez au gardien de parking présent à la barrière que vous venez donner une formation à l’institut de formation. Le gardien de parking note votre nom, votre numéro de plaque et votre heure d’arrivée.
    • Il vous remet un ‘ticket de parking’.
    • Garez-vous dans le parking souterrain.
    • Faites cacheter votre ticket de parking à la réception au 1er étage - accueil 2.
    • Au moment de quitter le parking, remettez le ticket validé au gardien de parking.

     

    Premiers secours

    • Collaborateurs de l’institut de formation ayant le brevet de secourisme
    • Local des premiers secours avec un lit
    • Défibrillateur mobile à la réception

    Appelez de suite la réception si vous avez besoin de premiers secours : 02 740 83 00

     

    Réception

    Ouvert de 8h à 16h

    Pendant votre formation, la réception est votre point d’accueil et de contact. Vous pouvez y faire appel pour :

    • aller chercher et déposer les listes de présences, la clé, les formulaires d’évaluation, ...
    • prévenir en cas d’absence, de maladie, de retard, … Nos collaborateurs informent rapidement vos participants
    • faire cacheter votre ticket de parking
    • faire photocopier ou imprimer des documents
    • signaler un problème dans votre salle de cours ou ailleurs dans le bâtiment
    • des premiers secours

    Pour toute question concernant les contrats et factures, le planning de vos formations, …, vous pouvez vous adresser au chef de projet de votre formation.

     

    Salle de cours et matériel

    Il y a un problème dans votre salle de cours ? Vous manquez de marqueurs, de papier, … ? Quelque chose ne fonctionne pas ? Des problèmes avec un participant ?

    Contactez :

    Afin de respecter le travail de chacun, nous comptons sur vous pour :

    • Ne pas reprendre les marqueurs, effaceur, mis à votre disposition dans les locaux 
    • Remettre les tables et les  chaises dans la même configuration qu’indiquée sur la feuille à l’entrée du local 
    • Remettre le pc (connecté avec tous les câbles) à l’endroit où il se trouvait initialement.

     

    Utilisation des ordinateurs

    Accès à l’internet

    Les ordinateurs de la bibliothèque peuvent être utlisés sans mot de passe.  

    Vous pouvez également vous connecter avec votre propre PC via le réseau Wifi de BOSA. Ces informations sont normalement indiquées dans les espaces visiteurs.

     

    Utiliser les PC et ordinateurs portables des salles de cours

    Dans chaque salle de cours, il y a à l’avant de la salle un ordinateur portable pour le formateur. Celui-ci est connecté à l’internet. Vous ne devez pas saisir de mot de passe.

    Dans les salles informatisées, il y a des ordinateurs portables pour vos participants. Tous ces ordinateurs sont connectés à l’internet sans mot de passe, sauf dans certaines salles 502-507-508  et  2B02-2B04 -2B09-2B10  où ils doivent encoder un nom d’utilisateur et un mot de passe.

    Un problème avec les ordinateurs de votre salle de cours ?

    Avertissez la réception :

    Un collaborateur IT ou Logistique viendra vous aider.

    Utiliser votre propre ordinateur

    Dans les salles de cours, travaillez autant que possible avec l’ordinateur de l’institut :

    • Vous avez immédiatement accès à l’internet, sans devoir paramétrer le proxy
    • Il est correctement relié à l’écran et au beamer
    • Nos collaborateurs IT et Logistique peuvent vous aider en cas de problème

    Pour connecter votre propre ordinateur au beamer, demandez le câble adéquat à la réception.

     

    Utiliser les boîtiers de vote ou des tablettes

    Boîtiers de vote ou Voting System

    Le Voting System vous permet d’organiser un véritable quiz, un questionnaire ou un vote dans votre salle de cours. Les participants répondent aux questions de votre présentation PowerPoint à l’aide des boîtiers de vote. Vous voyez immédiatement combien de bonnes réponses sont données, quelles propositions ont obtenu le plus de votes, …

    Réservez le Voting System auprès de Alain.smeets@bosa.fgov.be ou Bram.lauwers@bosa.fgov.be

    Tablettes

    L’institut de formation met des tablettes de haute qualité à votre disposition afin que vous les utilisiez en formation : pour apporter une touche technologique, pour filmer ou prendre des photos, pour utiliser des applications, …

    Quelle que soit l’utilisation que vous voulez en faire, n’hésitez pas. Ces tablettes sont là pour vous.

    Nous sommes là également pour vous accompagner dans votre démarche. Nous vous donnons : conseils, astuces, accompagnement et soutien technique.

    Contactez votre chef de projet à l’institut de formation pour lui indiquer votre souhait, il se chargera de régler les détails pour vous.