Info pratique pour formateurs

Tout ce que vous devez savoir pour donner une formation à l’IFA.

 

Réception

Salle de cours et matériel

Cafétéria et boissons

L'e-Campus  

Absent(e), malade, en retard ?

Imprimer et photocopier

Trainers' Room

Centre d’étude et de documentation

 

Listes de présences et clés

Utilisation des ordinateurs

Premiers secours

Utiliser le smartboard, les boîtiers de vote ou des tablettes

 

Parking

Formulaires d’évaluation

Handicap ou trouble de l’apprentissage

Objets perdus  

Heures d’ouverture

Factures et contrats

Alarme incendie et évacuation

 

 

 

 

 

Absent(e), malade, en retard ?

Vous êtes dans l’incapacité de donner votre formation ? Ou vous êtes coincé(e) dans les embouteillages et vous serez en retard ?

Avertissez la réception le plus rapidement possible. Nos collaborateurs feront leur possible pour appeler ou envoyer un e-mail à vos participants.

 

Alarme incendie et évacuation

Test d’alarme

Chaque premier jeudi du mois à 14.30 heures, l’alarme incendie est testée.

L’alarme retentit pendant environ 30 secondes et toutes les portes des ascenseurs se ferment. Lors de ce type de test, vous ne devez pas quitter le bâtiment.

Dans tous les autres cas, et donc aussi en cas de doute, le bâtiment est évacué immédiatement et vous devez quitter les lieux avec vos participants.

Évacuation en cas d’alarme incendie

Une alarme incendie ?

  • Quittez le local où vous vous trouvez et laissez la porte ouverte
  • Il y a le feu dans votre local ? Dans ce cas, fermez la porte derrière vous !
  • Suivez les pictogrammes menant à la sortie de secours, prenez les portes vertes
  • Prenez les escaliers de secours, vous ne pouvez pas utiliser les ascenseurs
  • Suivez les instructions des responsables d’évacuation ; ils portent un casque et une veste fluo
  • Rendez-vous au lieu de rassemblement : chaussée d'Anvers
Vous voyez du feu, de la fumée ou vous sentez une odeur de fumée ?

Si vous remarquez du feu, de la fumée ou si vous sentez une odeur de fumée, donnez l’alarme.

Appelez la réception au numéro 02 788 72 71.

Vous n’arrivez à joindre personne ?
  • Fermez la porte du local en feu et appuyez sur le bouton d’alarme incendie
  • Avertissez les services d’urgence au numéro 112 et précisez
    •  la nature de l’incident
    •  le lieu:
      • WTC 3, boulevard Simon Bolivar 30, 1000 Bruxelles
      • l’étage, le bloc et le numéro du local
    • s’il y a des blessés

     

    Cafétéria et boissons

    L’IFA ne dispose pas de cafétéria ou de restaurant au WTC III.

    • Vous pouvez faire une pause ou déjeuner dans la Trainers’ Room au 2e étage, local 2 C 10. Il y a du café et du thé à disposition, ainsi qu’un frigo.
    La Trainers’ Room est actuellement fermée pour cause de travaux jusqu’au 17 septembre 2018.
    • Il y a un espace lunch avec des distributeurs de boissons au 3e étage.
    • Il y a également plusieurs distributeurs de boissons chaudes et froides et des fontaines à eau.

     

    Centre d’étude et de documentation

    Vers toutes les informations relatives à notre Centre d’étude et de documentation

     

    Factures et contrats

    Vous avez deux possibilités pour introduire vos factures : par courrier ou par e-mail.

    Attention : ça ne sert à rien d’envoyer une même facture à la fois par courrier et par e-mail. Notre système la détecte dans ce cas comme un ‘duplicata’ et bloque votre facture.

    Par e-mail

    Transmettez votre facture en format PDF par e-mail à Iod-Fin-Invoice@bosa.fgov.be

    Par courrier

    Envoyez votre facture à l’adresse

    SPF BOSA

    Service SAI-Finance

    boulevard Simon Bolivar 30

    1000 Bruxelles

    Si vous avez des questions sur vos factures, posez-les directement à votre chef de projet ou à par mail à l'adresse Iod-Fin-Invoice@bosa.fgov.be.

     

    Formulaires d’évaluation

    Le dernier jour de votre formation, vous recevez les formulaires d’évaluation lors de votre passage à la réception le matin.

    • Faites-les compléter par vos participants.
    • Glissez-les dans l’enveloppe (sans les plier, sinon le scanner ne pourra pas les lire).
    • Remettez-les, avec la liste de présences, à la réception.

    Pour en savoir davantage sur les formulaires d’évaluation, lisez l’article du Trainer Info intitulé : Nos formulaires d'évaluation : qu'en faisons-nous ?

     

    Handicap ou trouble de l’apprentissage

    Les participants avec un handicap ou un trouble de l’apprentissage peuvent demander à l’IFA des ‘aménagements’ pour pouvoir suivre une formation :

    • dispositif de lecture
    • copies sur papier A3
    • accompagnement dans nos bâtiments
    • interprète de la langue des signes
    • mobilier adapté

     

    Que faut-il savoir en tant que formateur ?
    • Le chef de projet de l’IFA qui est responsable de votre formation vous prévient naturellement lorsqu’un participant de votre groupe a demandé des aménagements. Il vous donnera toutes les informations nécessaires.
    • Si un participant vous demande des aménagements, et que votre chef de projet ne vous a pas averti, ce participant n’a probablement pas introduit de demande. Avertissez la réception. L’un des collaborateurs prendra contact avec votre chef de projet.

     

    Heures d’ouverture du bâtiment

    De 8h00 à 18h00

     

    Imprimer et photocopier

    Votre syllabus et votre matériel de formation sont désormais à la disposition de tous les participants sur l’e-Campus, notre plateforme d’apprentissage en ligne. Normalement, vous ne devez donc plus imprimer ou photocopier de gros documents.

    Si vous avez de temps en temps besoin de photocopier, d’imprimer ou de scanner l’un ou l’autre document pour votre formation, demandez votre identifiant et votre mot de passe à la réception. Ceux-ci vous permettront d’avoir accès à la photocopieuse/imprimante qui se trouve au 5ème étage.

     

    L'e-Campus

    Vers toutes les informations relatives à l’e-Campus

     

    Listes de présences et clés

    Vous venez donner une formation ?
    • Allez à la réception au 1er étage - accueil 2
    • Vous y recevrez la liste de présences et la clé de votre salle de cours
    Liste de présences
    • Demandez aux participants de signer la liste au début de votre formation, aussi bien le matin que l’après-midi
    • Si une personne est présente à la formation alors qu’elle ne figure pas sur la liste, avertissez immédiatement la réception
    Clés

    La porte de votre salle de cours se verrouille lorsque vous tirez la porte derrière vous. Faites donc attention à ne pas laisser la clé dans la salle !

    Votre clé est restée ‘enfermée’ dans votre salle de cours ? Avertissez la réception.

    Ne fermez pas la porte de votre local à clé, sinon l’équipe de nettoyage ne peut pas y rentrer.

     

    Objets perdus

    Un objet a été oublié dans votre salle de cours ? Apportez-le à la réception et précisez où vous l’avez trouvé et quel jour. Nous conservons les objets perdus durant un an.

    Si vous-même ou l’un de vos participants a perdu quelque chose, passez voir à la réception !

     

    Parking

    Si vous venez donner une formation à l’IFA, vous pouvez vous garer dans notre parking souterrain. À noter que le nombre de places est limité et que vous ne pouvez pas en réserver une à l’avance.

    L’entrée du parking est située avenue Simon Bolivar 30 :

    • Précisez au gardien de parking présent à la barrière que vous venez donner une formation à l’IFA. Le gardien de parking note votre nom, votre numéro de plaque et votre heure d’arrivée.
    • Il vous remet un ‘ticket de parking’.
    • Garez-vous dans le parking souterrain.
    • Faites cacheter votre ticket de parking à la réception au 1er étage - accueil 2.
    • Au moment de quitter le parking, remettez le ticket validé au gardien de parking.

     

    Premiers secours

    • Collaborateurs de l’IFA ayant le brevet de secourisme
    • Local des premiers secours avec un lit
    • Défibrillateur mobile à la réception

    Appelez de suite la réception si vous avez besoin de premiers secours : 02 788 72 71

     

    Réception

    Ouvert de 7h30 à 16h

    Pendant votre formation, la réception est votre point d’accueil et de contact. Vous pouvez y faire appel pour :

    • aller chercher et déposer les listes de présences, la clé, les formulaires d’évaluation, ...
    • prévenir en cas d’absence, de maladie, de retard, … Nos collaborateurs informent rapidement vos participants
    • faire cacheter votre ticket de parking
    • faire photocopier ou imprimer des documents
    • signaler un problème dans votre salle de cours ou ailleurs dans le bâtiment
    • des premiers secours

    Pour toute question concernant les contrats et factures, le planning de vos formations, …, vous pouvez vous adresser au chef de projet de votre formation.

     

    Salle de cours et matériel

    Il y a un problème dans votre salle de cours ? Vous manquez de marqueurs, de papier, … ? Quelque chose ne fonctionne pas ? Des problèmes avec un participant ?

    Avertissez la réception. Un de nos collaborateurs viendra vous aider sans tarder !

    • Allez à la réception au 1er étage - accueil 2
    • Téléphonez au 02 788 72 71
    • Envoyez un e-mail à reception@bosa.fgov.be

     

    Trainers' Room 2 A10

    Ce local est réservé exclusivement aux formateurs IFA. Vous pouvez y faire une pause ou y déjeuner. Vous y trouverez

    • un frigo
    • du café et du thé
    • des ordinateurs
    • des casiers

     

    Utilisation des ordinateurs

    Accès à l’internet
    • Avec tous les ordinateurs placés à l’avant des salles de cours : vous pouvez vous connecter à l’internet sans mot de passe
    • Avec les ordinateurs des participants, les ordinateurs du Centre d’étude et de documentation et de l’Open Learning Center (OLC) : vous pouvez vous connecter à l’internet avec le mot de passe suivant : ofoifa
    • Avec votre propre ordinateur : connectez-vous avec un câble internet et réglez vos paramètres comme suit :
      • Proxy  192.168.1
      • Port   8080
    Utiliser les PC et ordinateurs portables des salles de cours

    Dans chaque salle de cours, il y a à l’avant de la salle un ordinateur portable pour le formateur. Celui-ci est connecté à l’internet. Vous ne devez pas saisir de mot de passe.

    Dans les salles informatisées, il y a également des ordinateurs portables pour vos participants. Tous ces ordinateurs sont connectés à l’internet. Le mot de passe que les participants doivent saisir est ofoifa.

    Un problème avec les ordinateurs de votre salle de cours ?

    Avertissez la réception :

    Un collaborateur IT ou Logistique viendra vous aider.

    Utiliser votre propre ordinateur

    Dans les salles de cours, travaillez autant que possible avec l’ordinateur de l’IFA :

    • Vous avez immédiatement accès à l’internet, sans devoir paramétrer le proxy
    • Il est correctement relié à l’écran et au beamer, au smartboard, …
    • Nos collaborateurs IT et Logistique peuvent vous aider en cas de problème

    Pour avoir accès à l’internet avec votre propre ordinateur, paramétrez ce proxy :

    • Proxy : 192.168.1
    • Avec le port : 8080

    Pour connecter votre propre ordinateur au beamer, demandez le câble adéquat à la réception.

     

    Utiliser le smartboard, les boîtiers de vote ou des tablettes

    Smartboards

    L’IFA dispose de trois smartboards fixes et un mobile. Les trois smartboards fixes se trouvent dans l’OLC.
    Vous voulez utiliser un smartboard lors de votre formation ? Prenez contact avec bram.lauwers@bosa.fgov.be.

    L’un de nos collaborateurs R&D vous accompagne :

    • il réserve un smartboard pour vous
    • il installe le logiciel sur votre PC
    • il vous montre comment travailler avec le smartboard
    • il réfléchit avec vous sur la manière dont vous pouvez utiliser le smartboard dans votre formation d’un point de vue didactique
    Boîtiers de vote ou Voting System

    Le Voting System vous permet d’organiser un véritable quiz, un questionnaire ou un vote dans votre salle de cours. Les participants répondent aux questions de votre présentation PowerPoint à l’aide des boîtiers de vote. Vous voyez immédiatement combien de bonnes réponses sont données, quelles propositions ont obtenu le plus de votes, …

    Réservez le Voting System auprès de  Alain.smeets@bosa.fgov.be ou Bram.lauwers@bosa.fgov.be

    Tablettes

    L’IFA met 24 tablettes de haute qualité à votre disposition afin que vous les utilisiez en formation : pour apporter une touche technologique, pour filmer ou prendre des photos, pour utiliser des applications, …

    Quelle que soit l’utilisation que vous voulez en faire, n’hésitez pas. Ces tablettes sont là pour vous.

    Nous sommes là également pour vous accompagner dans votre démarche. Nous vous donnons : conseils, astuces, accompagnement et soutien technique.

    Contactez votre chef de projet à l’IFA pour lui indiquer votre souhait, il se chargera de régler les détails pour vous.