Publication date: 
26/10/2017 - 15:30

Dubbelinterview over 5 jaar Lean Academy : Over managers die niet beslissen, computers die neen zeggen en hoe lean projecten dan toch (bijna altijd) een succes worden….

Nog dit jaar start Lean Academy voor de vierde keer….Dat is vijf jaar, 400 deelnemers en 120 projecten sinds de eerste editie. Is Lean management nog zo ‘hot’ als de eerste keer? Is het concept in de loop der jaren aangepast aan de noden van de deelnemers? Wat zijn de markantste projecten of momenten van Lean Academy?

We leggen onze  vragen voor aan Ingrid De Haes en Geert Brandt. Ingrid De Haes coördineert ondertussen 3 jaar Lean Academy voor het OFO. Geert Brandt , consultant bij Covista, was er van het prille begin bij als externe coach.

Ingrid De Haes             Geert Brandt

Ingrid De Haes                  Geert Brandt

Van Lean management opleiding naar een projectaanpak

Vijf jaar Lean Academy, het kan niet anders dan dat de focus in de loop der jaren wat verschoven is.

Geert: In het begin van Lean Academy lag de focus veel meer op de opleiding zelf. De deelnemers leerden vooral Lean management kennen, maar de toepassing was eerder bijzaak.

Ingrid: Ja, Lean Academy vroeg een grote investering van alle partijen, zowel  van het OFO, als van de coaches en de deelnemers, maar de resultaten gaven die inspanning niet weer! We zijn dan samen gaan nadenken hoe we de focus konden verleggen naar projecten die ook daadwerkelijk geïmplementeerd konden worden in de organisatie.

Ingrid, Geert en Tanguy Petre kozen voor een strengere selectie, van deelnemers én sponsors. Deelnemers moesten zeker 30% van hun tijd aan ‘hun’ Lean project kunnen besteden, en de sponsor moest iemand zijn die kon beslissen over geld, tijd én middelen. Ze kozen er verder voor om minder projecten te begeleiden, maar de teams langer te begeleiden, tot en met de implementatiefase. Dat maakt dat de Lean Aacademy nu 6 maanden duurt in plaats van 4 maanden en het aantal begeleidingsmomenten is opgetrokken van 5 naar 7.

Geert:  In die 5 jaar heb ik gemerkt dat een goede implementatie vaak staat of valt met het actief engagement van de sponsor. Eigenlijk moet de sponsor ‘’een probleem’ hebben! Dan is hij gemotiveerd, spoort hij zijn projectteam aan, informeert hij naar de vooruitgang…Die sponsor moeten we dus zeker aan boord hebben. We betrekken hem ook echt: we nodigen hem uit op het intakegesprek en op een coaching. Dat betekent in veel gevallen dat ik zelf naar het bureau van  topmanagers moet gaan. Als de sponsor mee is, en het project geraakt nog niet goed geïmplementeerd, dan merk ik dat er vaak sprake is van echte overmacht, zoals een verhuis, nieuwe wetgeving, …

 

Mislukken kan niet, tenzij…

Succesverhalen zijn er genoeg. Geert moet zelfs goed nadenken als we hem vragen naar ‘mislukte’ Lean projecten; Eigenlijk kan een Lean project niet mislukken als je de methodieken juist toepast. Wel is het soms harder werken bij het ene project dan bij het andere…

Geert: Eén van de projecten die ik me het best herinner, was een project waarbij verschillende diensten nodig waren om het proces te doorlopen. Eerste sessie: geweldige ruzie tussen de diensten. De interne coach probeerde om in de volgende sessies de diensten te laten kijken naar ‘het groter belang’, maar dat wou maar niet lukken. Alles veranderde toen er een nieuwe sponsor kwam: met veel geduld, open communicatie en herhaling is het een modelproject geworden. De sponsor gaf de medewerkers één keer de kans om alles eruit te gooien, de etter moest eruit. Daarna werd het project echt een modelproject, met een verbazingwekkend happy end. Toen ik op het einde nog eens op bezoek ging voor een nabespreking, ontmoette ik zowaar een hecht team in een ontspannen sfeer!

Ingrid: Dat toont natuurlijk nog maar eens hoe belangrijk die rol van de sponsor is. Als beslissingen uit blijven en je geen "go" krijgt , dan valt het project stilt, de drive is weg….maar als je als projectteam  gevolgd wordt door je manager en je weet dat je met dingen bezig bent die echt van belang zijn voor je organisatie, dan krijg je vleugels. Ik werd zelf heel erg vrolijk van die projectteams die tijdens het laatste Lean event hun resultaten kwamen voorstellen met hun managers op de eerste rij.

Projecten kunnen ook stranden op standaardprocedures die geautomatiseerd worden en waar niemand zich nog vragen bij stelt. Hemeltergend als een dienst of medewerker een ‘neen’ krijgt : neen, dat gaat niet. Maar waarom? "Het gaat niet in ons systeem."  Dan moet ik altijd denken aan die sketch van Little Britain: ‘the computer says no’

 

Overheid vs privé

De traagheid van beslissingen, het is geen nieuw concept in overheidskringen. De invloed daarvan op een Lean project is niet te onderschatten. Geert en Ingrid halen direct nog een paar typische ‘overheidsfactoren’  aan die maken dat een Lean project bij de overheid anders is dan in de privé-sector.

Ingrid: Je wordt als manager helemaal niet beloond als je kosten bespaart, want dat ligt gewoon vast, hoeveel budget er is. Ook het personeelsbudget ligt vast, daar moet je het dan mee doen. Je wordt eigenlijk aangemoedigd om vooral uit te geven want als je dat niet doet, riskeer je het volgend jaar de budgettaire keel dichtgeknepen te worden: zie je wel, je hebt het niet nodig.

Het is jammer dat Lean nu vooral relevant wordt omdat de budgetten krapper worden, het wordt een noodzaak in plaats van een opportuniteit.   

Geert: Ja, in de privé-sector zijn projecten natuurlijk altijd economisch van insteek: een bedrijf wil kosten besparen. Dat is anders bij de overheid, daar heb je ook een maatschappelijk belang. Elke overheid heeft immers een dienstverlenende taak.

Toch komt dat maatschappelijk belang nog maar weinig aan bod in Lean Academy.  Zulke projecten krijg je pas als een overheid alle vier de  ‘maturiteitsfasen’ doorlopen heeft.

Fase 1: Het proces kennen: In een eerste fase ligt de focus op basic veranderingen van interne processen zoals afhandelen verlofaanvragen, arbeidsongeschiktheid, …

Fase 2: doorlooptijd en fouten: wie doet nu wat? Meestal duurt een proces te lang, en moet het projectteam het proces herdenken of herinrichten. De meeste projecten van Lean Academy zitten in deze fase. 

Fase 3: Kosten : Hoe kunnen we besparen?

Fase 4 : externe focus op maatschappij of klantenwaarde : Dat zijn onze droomprojecten.

Een organisatie die een ‘fase 4’ project indient, kan denken vanuit de klantzijde van de federale overheid, en denkt niet meer vanuit de organisatie. Geert belicht dat aspect wel in Lean Academy: ‘Wat is het effect voor de burger of voor de maatschappij? Kan je dat meten? Hoe draagt het proces bij tot de realisatie van de effecten?  ….’

 

Lean is pure logica!

Geert en Ingrid draaien ondertussen al even mee in het Lean management, en het is duidelijk dat ze zich allebei Lean ‘eigen’ hebben gemaakt.

Geert: Ik probeer in de opleiding de deelnemers zo veel mogelijk uit te dagen, te ‘stretchen’ en de discussies te ontdoen van alle emoties. Het gaat om feiten en vaststellingen en uiteindelijk om cijfers. Ik kan altijd aantonen dat een project een ROI (return on investment) oplevert, zelfs als het gaat om een maatschappelijk nut. Objectiveren en tonen, dat is de boodschap.

Ingrid:  Ja dat vind ik geweldig wat Geert  en Tanguy ons hebben aangereikt, een methode om aan te tonen wat het kost en wat het opbrengt. Ondertussen zie ik overal opportuniteiten voor Lean projecten! Eigenlijk is Lean management veel meer dan een managementtechniek: je kan Lean denken incorporeren in je levenswijze. Je afvragen of iets éénvoudiger kan, of alle stappen in een proces wel zinvol zijn, of iets resultaatsgericht is, ….Kortom: alles in vraag stellen.

Beide zijn het erover eens: Lean is pure logica!

 

Je kandidatuur indienen voor Lean Academy 2017 – 2018: voor 30 november 2017

Overweeg je het om je samen met enkele collega’s kandidaat te stellen voor de Lean Academy 2017? Heb je meer informatie nodig over de kandidatuurstelling, de vereisten voor de optimalisatieprojecten, de selectie …Schrijf je dan in voor de infosessie over de Lean Academy 2017-2018 op 10 november 2017.

Meer informatie over Lean manament, inschrijven, …. Vind je op onze website: Lean Academy: een opleidingstraject met een rechtstreekse impact op je organisatie

 

Contact

Heb je vragen over de Lean Academy of over je kandidatuurstelling? Stuur een mail naar Lean@ofoifa.fgov.be